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国際学会発表で海外に行こう!申し込みからの大まかな流れ


ブログ立ち上げ2回目で、いきなりニッチな記事で恐縮です。

 

観光以外で海外に行くきっかけとしては、業務や学会が考えられるけれど、業務としていく場合には、そういう業界に携わっていないとなかなか機会がないとも思われるので、ここでは海外の学会にたどり着くまでの流れをざっと示してみる。

敷居が高そうだけれど、これなら学生でも結構チャンスはありますし、研究職につくエンジニアなどでも機会があると思われます。

※ただし、前者の場合は自腹のケースがほとんどだとは思うけれど。

 

大学等に所属していたり、研究等で親交のある先生がいる場合、その先生からの紹介など、参加のルートはさまざまではあるが、ここでは落ちる場合も多いけれど、一般参加の正攻法の申し込みからの話をする。

学会によって、流れはいろいろですが、基本的なところは同じと思われる。

一般的な流れ

アブストラクト(概要)提出

→一次審査(合否通知)

→フルペーパー(本稿)提出

→二次審査

→OKならば招待状(Invitation Letter) ゲット!

という流れ、もちろんアブの審査からいきなり招待状という場合もある。

さあ、申し込み

したがって、申し込む場合は、まずはアブストラクトを提出することとなる。
形式は学会によって様々だ。
3枚ぐらいのペーパーを起こす必要がある場合、300words程度(もっと少ない場合もある)のセンテンスで済む場合等である。

ちなみにこの段階で、

  • 口頭発表 oral session
  • ポスター発表 poster session

に分かれているのであれば、希望も伝える。念のため付記すると、オーラルセッションよりもポスターセッションの方が楽だと思ってしまうが、時間の拘束が長いことがあるばかりではなく、より深い英語力が必要になるケースも多いです。ここは度胸だめし。緊張するけれど登壇して口頭発表の方がいいかなと思います。この辺りは、日本の学会とは若干、位置付けが異なると思っていいと思います。やたらとトイレが近くて長い方もいるようですが。。


アブの提出の話に戻しますが、wordsでかかれている場合は、(あえて書くまでのことでもないが)日本語で言うところの文字数ではなく語数である。ゆえにそこそこの量はあるので注意。向こうの事務局での語数チェックはだいたいアバウトのようであるが、念のため指定words 内に収めた方がいい。Microsoft Word 等の文書作成ソフトで機械的に語数のチェックはしているようだ。
ちなみに少ない場合は問題はないが、余らせてももったいないのでせっかくだから伝えられるだけ伝えましょう。

図表については仕様が指定がされるはずなので、それに従うこと。
Weftecのように、アブの提出にはHP等にフォームが用意されていてそこにアップロードする場合などもある。

結果を持つ

指定の締め切りまでにアブストラクトが提出できたら、あとは待つのであるが、ここで注意事項がひとつ。
いつまでに結果を通知すると書いてあるが、日本人と比べて海外の学会は割りとアバウト。期限内に通知が来なかったら忘れている場合もあるので催促しよう。催促には、時差もあるし、向こうの都合もある。さらに電話は聞き取りづらいこともあり(そっちも堪能なら別ですが。)メールが無難。

届く通知letter はシンプルだ。
文頭のDear と文末のlegardsやsincerely くらい。日本のメールのように、お世話になりますとか時節柄とかはなく、用件だけだったりするので、拍子抜けする。

通過したら、いよいよ本論文であるフルペーパー提出だ。
枚数を指定するケースはほとんどないけれど、一応確認しておく方がよい。偶数にしてくださいなどと編集の体裁上のお願いをされる場合もある。それと、当然だけれど出典も。なお、謝辞は盛っていいかもしれない。外国の方は自分の妻とかも恥ずかしげもなく当然のように平気でかいている。
それと、論文の英語については専門の人にチェックしてもらうことを絶対にオススメします。だって、ノンネイティブですから。。という理由が通るかはわかりませんが、口頭での発表と違い、紙に残るものなので、文章はちゃんとしていた方が間違いなくいいです。
このフルペーパーが採用されれば、晴れて招待状が届きます。
なお、こちらも発表通知日はしっかりとチェック。

催促しないと急いで送ってこない場合もあるようですが、これがないと、企業や学校で手続きが進められないので早いうちにもらったほうが無難。後々述べますが、事前計画はすごく時間がかかりますし、飛行機の料金が1週間単位でかなり変わることもあります。
紙の封書がエアメールで届く場合もありますが、メールでサイン入りのpdfがEメールで届くなど様式は様々です。日程が決まれば急ぎになる場合がほとんどなので、迅速に届く後者の方が、有りがたかったりする。

それではいざ旅行計画へ。

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